Похожие статьи
Профессия секретаря имеет долгую историю и сильно изменилась за последние годы. Первоначально приходилось решать только задачи административного характера. Общая работа в офисе, переписка и письмо были частью сферы деятельности.
Между тем, секретари берут на себя большую ответственность и часто являются прямыми помощниками своего начальства. С одной стороны, секретари должны быть очень осторожными и выносливыми. С другой стороны, им нужны социальные навыки. В дополнение ко многим более мелким задачам, которые выполняет секретарь, одной из самых важных задач, безусловно, является обслуживание клиентов. Для получения профессии секретаря достаточно пройти курсы обучения секретарей.
Секретари отвечают за входящие и исходящие звонки и часто работают на стойке регистрации. Таким образом, вы являетесь первым контактным лицом для существующих клиентов, новых клиентов и деловых партнеров. Первое впечатление имеет значение, поэтому профессиональный внешний вид очень важен. Оптимальный секретарь дружелюбен, готов помочь и знает свое дело, поэтому для любого запроса можно найти лучшее решение.
Организационные вопросы, которыми занимается секретарь, также важны. Помимо письменной деятельности и записи всевозможных разговоров, секретарь также назначает встречи и отмечает их. В лучшем случае секретарь будет держать вас в курсе, чтобы вы всегда были готовы. Конфликты в расписании или пропущенные звонки очень редки с хорошим секретарем.
Вот некоторые другие распространенные секретарские работы:
- Организация и координация приема
- Обработка почты
- Управление, переписка электронной почты и почты
- Управление файлами и обслуживание базы данных
- Прием и обслуживание посетителей и гостей
- Организация и управление канцелярскими принадлежностями
- Сбор и оценка информации
- Подготовка и создание отчетов и презентаций
- Организация, подготовка и сопровождение встреч и мероприятий
- Протоколы встреч и мероприятий
- Организация поездки, включая выставление счетов
- Подготовительные работы по ведению бухгалтерии и расчету заработной платы
